Trong các vụ tố tụng trọng tài thương mại, những nguyên tắc phân bổ chi phí là vô cùng quan trọng. Điều này hỗ trợ Hội đồng trọng tài và các bên xác định hoặc đệ trình phân bổ chi phí trong phạm vi của những hệ thống pháp luật tương ứng.
Những chi phí nào sẽ được phân bổ trong tố tụng trọng tài?
Theo Điều 59 của Arbitration Act 1996, những chi phí được phân bổ bao gồm: (a) phí và chi phí của các trọng tài viên, (b) phí và chi phí của bất kỳ tổ chức trọng tài liên quan, và (c) chi phí pháp lý hoặc chi phí khác của các bên.
Trên thực tế, những chi phí sau đã được xác lập rõ ràng trong trọng tài quốc tế:
(a) Chi phí của Hội đồng trọng tài (“HĐTT”) và, trong tổ chức trọng tài, chi phí phải trả cho bên điều hành thủ tục tố tụng trọng tài (thường được tổ chức trọng tài ấn định trước);
(b) Những chi phí hợp lý cho việc đi lại và các chi phí khác phát sinh của các trọng tài viên;
(c) Phí tư vấn của chuyên gia và các chi phí hỗ trợ khác theo yêu cầu của HĐTT (ví dụ: phí dịch thuật, báo cáo tòa án);
(d) Những chi phí hợp lý cho việc đi lại hoặc chi phí khác của những người làm chứng đã được HĐTT phê duyệt;
(e) Chi phí pháp lý hợp lý và những chi phí phát sinh của các bên liên quan đến vụ kiện trọng tài;
(f) Bất kỳ phí hoặc chi phí nào của cơ quan chỉ định theo yêu cầu của các bên.
Luật Trọng Tài Thương Mại (“LTTTM”) chỉ đưa ra một định nghĩa khá hạn chế cho chi phí trọng tài (nhưng không nhất thiết là chi phí) gồm những nội dung sau:
a) Thù lao Trọng tài viên, chi phí đi lại và các chi phí khác cho trọng tài viên;
b) Phí tham vấn chuyên gia và các trợ giúp khác theo yêu cầu của HĐTT;
c) Phí hành chính;
d) Phí chỉ định Trọng tài viên vụ việc của Trung tâm trọng tài theo yêu cầu của các bên tranh chấp;
e) Phí sử dụng các dịch vụ tiện ích khác được cung cấp bởi Trung tâm trọng tài.
Những phí pháp lý và phí tư vấn chuyên môn khác (chẳng hạn như chuyên gia kỹ thuật/pháp lý) mà các bên chỉ định tham gia (nhưng không nhất thiết theo yêu cầu của HĐTT) thường chiếm phần lớn nhất trong chi phí trọng tài quốc tế. Tuy nhiên, LTTTM không đề cập tới các chi phí này. Đây là một lỗ hổng lớn trong LTTTM cần được hoàn chỉnh để phát triển trong tương lai.
Mặc dù pháp luật về trọng tài thương mại Việt Nam và trọng tài quốc tế có độ vênh nhất định, nhưng tại Trung Tâm Trọng Tài Việt Nam (“VIAC”) – tổ chức trọng tài lớn nhất tại Việt Nam, các trọng tài viên của VIAC thường chấp nhận rằng nguyên tắc về phí trọng tài theo quy định của LTTTM cũng có thể áp dụng đối với phí pháp lý và phí chuyên gia được các bên chỉ định.
Nguyên tắc chung về phân bổ chi phí
Trong luật trọng tài Anh, HĐTT có toàn quyền quyết định về chi phí theo cách mà họ thấy phù hợp. Các chi phí thường được xác định dựa trên cơ sở tiêu chuẩn, trừ khi có quyết định khác. “Cơ sở tiêu chuẩn” này được Civil Procedural Rules ở Anh (trương đương với Bộ luật tố tụng dân sự Việt Nam) diễn giải như sau:
(a) HĐTT chỉ cho phép các chi phí tương xứng với các vấn đề tranh chấp. Các chi phí không cân xứng với khoản tranh chấp có thể bị gạt bỏ hoặc điều chỉnh giảm ngay cả khi những chi phí đấy là các chi phí phát sinh một cách hợp lý hoặc cần thiết;
(b) Khi có bất kỳ nghi ngờ nào về việc liệu chi phí có phát sinh một cách hợp lý và tương xứng hoặc số tiền yêu cầu có hợp lý và tương xứng với vụ việc hay không, HĐTT sẽ xem xét theo hướng có lợi cho bên phải thanh toán.
Những nguyên tắc về chi phí trong trọng tài quốc tế là những nguyên tắc khá đơn giản và hợp lý. Vì sẽ có chi phí phát sinh trong suốt quá trình tố tụng trọng tài, những khoản phí đó phải được phân bổ giữa các bên và có thể thu hồi được trên cơ sở hợp lý. Nói chung, bên thua kiện sẽ chịu chi phí trọng tài và chi phí pháp lý (và các chi phí liên quan khác) cho bên thắng kiện. Tuy nhiên, Tòa án có quyền lực rộng, mặc dù dựa trên cơ sở chính đáng, để rời khỏi nguyên tắc chi phí này và phân bổ chi phí như một công cụ để phản ánh các bên tiến hành tố tụng trọng tài.
